Kwaliteit en veiligheid
Zorg voor document – en gegevensbeheer
Met ons document- en gegevensbeheer willen we onze medewerkers zorgvuldig, juist en tijdig informeren.
Onze werkwijze
Onze werkwijze staat uitvoerig beschreven in een door het bestuur geautoriseerd en ondertekend handboek. Hiermee kunnen we een optimale, verantwoorde en doelmatige zorg- en dienstverlening garanderen. Het handboek bevat naast de beleidsverklaring, het organisatieschema en de overlegstructuur ook de procedures, instructies en formulieren die gangbaar zijn in onze organisatie. Aanvullende instructies en/of formulieren worden eveneens in het handboek opgenomen. De procedure zoals in het handboek staat beschreven, wordt ook nagevolgd.
Hoe gaan we om met patiënt-/cliëntgebonden gegevens?
Patiënt- en cliëntgegevens worden verwerkt in het EPD (Elektronisch Patiënten Dossier). Papieren gegevens worden eerst gescand, vervolgens aan het EPD gekoppeld en in het archief opgeborgen. Alle medewerkers en behandelaars zijn gehouden aan de geheimhoudingsplicht van patiënt- en cliëntgegevens die is vastgelegd in het privacyreglement volgens de KNMT. Implantaatgegevens, waaronder type en lotnummer, worden dusdanig in het EPD opgeslagen dat deze te allen tijde gemakkelijk terug te vinden zijn.
Al de genoemde gegevens worden conform de WGBO (Wet Geneeskundige Behandelings Overeenkomst) tenminste vijftien jaar bewaard. Wanneer de praktijk niet wordt voortgezet, worden deze gegevens ondergebracht bij een collegapraktijk waar we voorheen reeds mee samenwerkten.
Elektronische gegevens zijn beschermd tegen ongewenste toegang
Wij maken gebruik van een netwerk. Bij de netwerkbeheerder is een overzicht aanwezig met functies en gebieden, waarvoor de betreffende functionarissen toegang hebben. Dit overzicht is door de bestuurder geautoriseerd.
De netwerkbeheerder houdt het toezicht op de functies en domeinen die voor de betreffende medewerkers toegankelijk zijn middels een inlognaam en een persoonlijk password. Slechts door het bestuur geautoriseerde medewerkers krijgen toegang tot het netwerk. Back-ups worden dagelijks gemaakt en bewaard in een tegen ongewenste toegang beveiligde cloud.
Normen, voorschriften en richtlijnen houden we bij
Er zijn verschillende regelingen waar we graag aan willen voldoen, maar waar we weinig tot geen invloed hebben op de inhoud ervan. Van deze regelingen houdt de directie samen met de interne beheerder een overzicht bij, inclusief de vindplaats. Alle wijzigingen worden door de directie beoordeeld.
Indien noodzakelijk wordt de werkwijze en/of de handboeken aangepast aan de vernieuwde eisen, waarna de nieuwe versie in het overzicht wordt opgenomen. Vervallen normen, voorschriften of richtlijnen worden tenminste vijf jaar digitaal opgeslagen.
Registraties tonen het kwaliteitsniveau aan
Registraties die in diverse procedures binnen de organisatie worden benoemd en gedurende vijftien jaar (tenzij anders aangegeven) digitaal worden bewaard hebben tot doel het gewenste kwaliteitsniveau te bewaken. De wijze van registratie kan per onderwerp verschillen, maar te allen tijd wordt gestreefd naar een goede lees- en herkenbaarheid.
Kwaliteit
We doen alles aan risicobeheersing met als doel het inzichtelijk maken van risico’s. Deze risico’s zijn geïnventariseerd en de maatregelen die geïmplementeerd zijn om deze risico’s te beheersen zijn vastgelegd.
Onze werkwijze
Een vertegenwoordiging van ons team beoordeelt onder verantwoordelijkheid van de Raad van Bestuur wat de risico’s kunnen zijn voor patiënten en cliënten tijdens hun behandeling bij Cura Clinic. Deze resultaten leggen we vast in de prospectieve risico-inventarisatie (PRIE). Aan de geïnventariseerde risico’s kennen we prioriteiten toe op basis van de risicomatrix. Bij de hoger geclassificeerde risico’s definiëren we oorzaken en bijpassende maatregelen. Deze maatregelen verwerken we in de beschrijvingen van onze werkwijze.
Tenminste één keer per jaar evalueren we of de PRIE nog actueel en afdoende is. Hierbij houden we rekening met de ervaringen van de afgelopen periode, inclusief de ervaringen van andere chirurgische praktijken voor zover bekend. De resultaten van deze evaluatie verwerken we in de PRIE en vervolgens ook in de werkbeschrijvingen.